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電子化はさらに進化!今は動画の時代!!

  • 2020.11.24
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先日のコラムで、紙のマニュアルを電子化にするご提案をいたしました。
「Microsoft Office」(Office製品)のWord・PowerPoint・Excelなどで作成し、
PDFで保存する方法です。

しかし、それから更に調べたところ、PDFももう古い!
今は社内のマニュアルも動画の時代だと気づきました!!

昭和生まれの私には驚きですが、逆に若年層にはすんなり受け入れられるようです。
新人教育、配置換えに伴う新規メンバーへの教育などに備え「マニュアル」をきちんと
整備することは大幅な業務効率化につながりますので、今から動画でマニュアルを
制作し、来年度の新入社員研修に役立ててはいかがですか?

動画マニュアルとは?

動画マニュアルとは、必要な情報を動画で確認できるマニュアル全般のことです。

 

主に企業が自社の仕事内容や製品・サービスの用法を説明するための動画で、

動きを表現できる動画マニュアルは、複雑な製品や作業になるほど効果を

発揮します。

 

動画形式なので、誰でも必要なときに必要な箇所を繰り返し視聴できムダが

ありません。

 

【動画が持つ効果とは?】

動画マニュアルが注目されている最大の理由は、動画が持つ“情報量”です。

文字だけの紙のマニュアルと違い、動画のマニュアルは動きと音が加わり、

1分間の動画にはWebサイト3,600ページ分、180万語分の情報量があるとも

言われています。

 

動画マニュアルは無料ソフトで作成することも可能ですし、動画編集のできる社員が

いれば、低コストで研修などを開催することもできるのです。

 

【動画マニュアルの種類】

●業務マニュアル

業務マニュアル動画とは、自社の業務内容や仕事の進め方などを詳しく述べた

動画のことです。

 

特に新人研修(OJT)や、トラブル対処時に社員が視聴する目的で制作されます。

 

本来、社会経験の浅い新入社員に業務研修する場合は、簡単な業務のやり方まで

手取り足取り教える必要がありますが、マニュアル動画があれば口頭で説明する

手間が削減できます。

 

●セールスマニュアル

セールスマニュアル動画とは、営業マンの具体的なセールスプロセスを視覚化・

言語化したものです。

商談時にお客様に動画を見せることで、持ち運びができない商材の説明もでき、

プレゼンテーションとして使えます。

 

●製品マニュアル

製品マニュアル動画とは、いわゆる取扱説明書やチュートリアルと呼ばれるものです。

これまでは何か製品を購入すると、必ず取扱説明書が別冊で付属されていましたが、

近年は動画で組み立て方や操作方法を説明するものが増えています。

動画マニュアルの作り方

動画マニュアルの作り方、ポイントを3つご紹介いたします。

 

ポイント№1【伝えたいポイントを整理する】

一旦、すべての業務フローを時系列で整理しましょう。

この整理は非常に重要です。

ビジネスの基本「5W1H」(誰が、いつ、どこで、何を、なぜ、どのように)がわかると、

無駄な作業などが見えてきます。

 

ポイント№2【動画時間(尺)に注意】

動画マニュアルの時間(尺)は、短すぎず、長すぎずがベストです。

目安としては1動画5分~15分程度です。

「基礎編」「応用編」「実践編」などに分けて複数の動画を作るといいでしょう。

 

ポイント№3【字幕(テロップ)をつける】

音声だけでは、展開が早すぎてついていけない場合もあるので、動画には字幕

(テロップ)もつけるようにしましょう。

すべてに字幕(テロップ)をつけるとうるさく感じる場合は、重要なキーワードなどに

字幕(テロップ)をつけるといいでしょう。

ただし、社内に聴覚障害者の方がいらっしゃる場合は、すべてに字幕(テロップ)を

つけましょう。

メリット・デメリット

動画マニュアルを導入した際の、メリット・デメリットをご紹介いたします。

 

■メリット

【映像と音で記憶に残りやすい】

紙のマニュアルを読むだけに比べ、視覚と聴覚の両方から情報を取り入れるため、

動画マニュアルは圧倒的に記憶に残りやすいです。

 

【教育レベルに差が出にくくなる】

動画マニュアルでノウハウを共有することで、教育レベルに差が出にくくなります。

人によって教え方や内容が異なる心配がなくなり、統一した指導ができ安心です。

 

【若年層に受け入れられやすい】

若年層は毎日YouTubeなど視聴しているため、動画マニュアルは馴染みがあり、

むしろテキストや画像で構成した紙のマニュアルに抵抗感があるようです。

 

【多国語に対応できる】

外国人労働者は日々増加傾向にあります。

しかし、外国人労働者にテキストや画像だけで構成されたマニュアルで理解して

もらうのは難しいです。

動画視聴で、業務内容も日本の習慣も理解してもらえると、一石二鳥ですね。

 

■デメリット

【クオリティを追求しすぎると工数が増える】

動画マニュアルは、映像のクオリティより分かりやすさを重視しましょう。

照明やタイトル挿入などに凝りすぎず、シンプルが一番伝わりやすいです。

 

【セキュリティ対策が必要】

クラウド上にあるマニュアルを参照するにはネットを経由するため、セキュリティ対策

には万全を期す必要があります。

 

デメリットよりメリットの方が圧倒的に上回っています。

あまり知られていませんが、ウェブコンシェルでは動画制作も承っております。

興味ある方は、ぜひお問い合わせください!

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