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Web会議システムの便利機能をご紹介

  • 2022.01.31
  • その他

働き方改革やテレワークの推奨で、通常の会議をWeb会議に切り替える企業も増えてきました。
とはいえ、まだ全体の約半分以下しかWeb会議が取り入れられていません。

この背景には¨システムが今一つ理解できない¨という理由があるかもしれません。

今回は、Web会議システムの種類やメリットなどご紹介いたしますので、ぜひ参考にしてください。

Web会議システムとは

Web会議システムとは、モニターやカメラ、マイクを使って遠隔地の人と相手の顔を見ながらコミュニケーションを取ることができるシステムのことです。

 

Web会議システムはたくさんの機能がありますが、初めて利用する方には基本機能だけで十分です。

 

【Web会議システムの基本機能】

■音声・ビデオによる通話

対面会議をオンライン上で行うため、「音声・ビデオによる通話」は最も重要な機能です。

 

■画面共有機能

ミーティング中に「画面共有」ボタンをクリックすると、自分のパソコン画面が会議参加者のモニターに表示されます。

商品のデザインや色・形などは、言葉で伝えようとしても難しいため、「画面共有」機能は大変重宝します。

 

■会議の録音・録画機能

Web会議上でのやり取りを録音・録画すると、欠席者への情報共有や、議事録作成にも活用できます。

 

■チャット機能

複雑な型番や聞き間違いやすい電話番号などの情報は、口頭より文字で伝えることに適しています。

 

■セキュリティ対策

Web会議システムでは、ネットワークを通じて手軽に会議が行えますが、セキュリティ対策が不十分だと重要な会議には使えません。

しかし、ほとんどの製品において通信データの暗号化対策が取られています。

 

【Web会議に必要な機材】

Web会議に必要な機材は、以下の通りです。

●デバイス端末

(パソコンやスマートフォン、タブレットなど)

●Webカメラ、ヘッドセット

(デバイス内臓カメラと、マイク付きイヤホンでOK)

 

ヘッドセットはBluetoothなどの無線接続ではなく、USBなどの有線接続をおすすめします

理由は、安定性が向上することと、ハウリングやエコーを避けられるからです。

ZoomとTeamsを比較

Web会議システムは数多く存在しますが、今回は「Zoom」と「Teams」の無料版を比較いたします。

 

【Zoom】

①URL:https://zoom.us/

②アカウント登録:会議のホストのみアカウント登録が必要

③ゲストの参加方法:会議URLをクリックして、ブラウザやアプリから会議に参加可能

④参加人数:100人

⑤ミーティング時間:3人以上の場合40分の時間制限

⑥機能:画面共有機能/録画機能(ホストに「レコーディングの許可」の権限を与えてもらう)/挙手機能/ホワイトボード機能/背景画像変更機能/ホストコントロール機能など

 

【Teams】

①URL:https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-teams/group-chat-software/

②アカウント登録:会議のホストのみアカウント登録が必要

③ゲストの参加方法:

1.ブラウザ(ChromeやEdge)を立ち上げ、アドレスバーに取得したTeams用URLを貼り付ける

2.「Microsoft Teamsを開く」と表示されるのをキャンセルし、「代わりにWeb上で参加」をクリック

3.相手にわかる名前を入力し、「今すぐ参加」ボタンをクリック

④参加人数:100人

⑤ミーティング時間:参加人数に限らず60分の時間制限

⑥機能:カレンダー機能/議事録作成機能/画面共有機能/チャット機能/ライブイベント機能など

 

Zoomの録画機能は、ホストに「レコーディングの許可」の権限を与えてもらえると可能ですが、Teamsには録画機能はありません

Web会議を録画する場合は、大前提として必ず参加者から録画の許可を必ず取りましょう。

メリット・デメリット

Web会議システムにもメリット・デメリットがありますので、ご紹介いたします。

 

◆メリット1:移動時間と交通費やコストが削減できる

インターネットとPCがある場所ならどこからでも会議に参加することが可能なため、交通費や宿泊費が削減できます。

また、画面共有機能があるため紙代が不要となります。

 

◆メリット2:情報共有・意思決定の迅速化

ビジネスはスピードが重要ですが、Web会議システムがあれば外出先からでも顔を見ながら会議ができるため、スピーディーな意思決定ができるようになるでしょう。

 

◆メリット3:BCP対策になる

災害や感染症予防対策などの緊急時にも、Web会議は有効です。

安否確認、被害状況の確認、情報収集などに活用できます。

 

◆メリット4:多様な働き方が実現する

『会議のためだけにオフィスに出社』する時代は終わりました。

自宅から会議に参加できるため地方在住者でも採用可能になり、働きやすい環境を求める人材にアピールできます。

 

◇デメリット1:通信状況に左右される

ネットワーク回線が混雑していると、音声や画像の質が低下したり、通信が切断されたりする可能性がありますが、Wi-Fiより有線が途切れにくい傾向にあります。

 

◇デメリット2:大人数の会議には向いていない

参加する人数が多いと誰が発言したかわからなかったり、映像が小さくなることで画質が下がったりと、様々な弊害が考えられます。

 

◇デメリット3:参加者の雰囲気や表情をつかみにくい

Web会議では参加者の雰囲気や表情がわかりにくく、臨場感にも欠けます。ニュアンスが伝わりにくい部分は、チャットツールやうなずきのジェスチャーでカバーしましょう。

 

◇デメリット4:初期費用がかかる場合も

一般的なWeb会議システムはクラウド型で、基本プランが無料のものや、必要に応じてシステム課金していくものが多いようです。セキュリティ面が心配、会議の開催拠点が多いなどの場合はまとまった初期費用が必要となるケースもあります。

 

Web会議システム導入を未だに躊躇している企業様は、まずはZoomやTeamsの無料版に登録してはいかがでしょうか。

登録手続きも簡単で、使い始めるととても便利なことに気づきますよ。

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