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電子化でペーパーレスを実現しましょう!

  • 2020.11.13
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突然ですが、皆さんの会社でマニュアルはどのようなツールを使用していますか?

まだ紙のマニュアルを使っている方は、きっと多いですよね?

新入社員研修の度に、人数分の大量コピーをして製本する。
もし誤字脱字があると、修正し差替え版を配布する。
退職者がいると、すべてシュレッダーでゴミの山。

毎年毎年同じことの繰り返し・・・。
もっと簡素化したい!とお考えの方に、電子化をご提案いたします。

電子化とは?

電子化とは、紙の文書などを、コンピューターで使えるようデジタルデータにすること

です。

 

【電子化に必要なツールは?】

マニュアル作成はパソコンで行っているのに、配布や運用には紙を使用している」

という企業がほとんどではないでしょうか。

 

このマニュアル作成をパソコンで行うときに、マイクロソフト社が開発・販売している

「Microsoft Office」(Office製品)のWord・PowerPoint・Excelなど、いずれかの

ツールを使用する場合がほとんどですよね?

 

つまりOffice製品を使用すれば、電子化は簡単に実現できるという訳です。

 

【電子化の弊害はある?】

紙のマニュアルを電子化すると、その閲覧するデバイス(パソコンやタブレット端末

など)が必要になりますが、今やどこの企業にもパソコンはありますので、その理由に

よる弊害は皆無と思われます。

 

ただし、「マニュアルは紙なのが当たり前だ」という、昔ながらの固定概念が弊害に

なるかもしれませんね・・・・。

電子化するには?

電子化するのに、もっとも簡易なものは、何といっても【PDF】です。

 

【PDFとは】

PDFとは、「Portable Document Format」(ポータブル・ドキュメント・フォーマット)の

頭文字を取った略です。

 

一言でいうと、PDFは印刷するページと同じ状態を保存するファイルの形式です。

 

通常、Word・PowerPoint・ExcelといったOffice製品で作成したデータは、同じソフトを

持っていないと開くことができません。

メールにデータを添付して送信しても、見てもらえないこともあります。

また、作成したパソコンとは別のパソコンで開いた場合には、フォントが置き換わって

しまったり、レイアウトが崩れてしまったりすることもあります。

 

そのような事象が発生しないのが、【PDF】です。

どんな環境のパソコンで開いても、同じように見ることができる、「電子的な紙」

なのです。

 

【PDFを作成する方法】

Word・PowerPoint・Excel(※1)を使った場合の作成方法

1. (※1)で文書を作成し、「ファイル」タブをクリックします。

2. 一覧から「名前を付けて保存」をクリックします。

3.「参照」をクリックし、名前を付けて保存先を選択します。

4. ファイルの種類から「PDF」を選択し、「保存」をクリックします(拡張子は .pdf)。

 

【PDFを開く方法】

開き方は単純で、PDFファイルをダブルクリックするだけで開きます。

パソコン購入時にAcrobat Readerがインストールされているため、PDFを開くことが

可能です。

 

簡単で安価にマニュアルを電子化したい方は、PDFが一番おすすめです。

メリット・デメリット

PDFにも、メリット・デメリットがあります。

いくつかご紹介いたします。

 

■メリット

【コスト低減】

PDFファイルを参照するためには、「Acrobat Reader」というソフトが必要ですが、

これは、アドビ社が無料で提供しています。

パソコンやスマートフォンでも無料でダウンロードができます。

 

また、紙が不要になるということは、印刷コストの低減に直結します。

A4紙サイズの資料を白黒でプリントした場合のコストは3~5円程度かかります。

さらに、紙媒体には保管スペースが必要不可欠です。

電子化による省スペース化によって、コスト削減も見込めます。

 

【Windows、MacなどOSを問わず開くことができる】

アプリケーションや機種に関係なく、どの環境でも読み取ることができます。

 

【データサイズをコンパクトにすることができる】

圧縮の設定やデータの内容にもよりますが、データのサイズが1/20程度にまで

小さくなった例もあります。

 

【ダウンロードが早くでき、メールで送付もしやすい】

画像があると、どうしてもダウンロードが重たくなります。

データを圧縮してファイルサイズが小さくなれば、ダウンロードにかかる時間を

短縮できますし、メールに添付する場合もファイル形式としては最適です。

 

【セキュリティーが強化される】

PDF形式の文書はセキュリティー設定が可能です。

紙ベースと同じように署名・捺印を取り入れることが可能ですが、さらにパスワードを

設定することで、その書類を開示できる人物を制限することができます。

 

【文字の検索ができる】

「マニュアルを見る=何かを探している」といことですが、紙のマニュアルはその情報

を探すのに一苦労です。

 

それに比べて、PDF はAcrobat ReaderでPDFファイルの文字を認識してくれる

ので、PDFファイル内で書かれている文字の検索が可能です。

「ctrl+F」で検索バーが表示され、キーワードを入力すると探したいデータが

見つかります。

 

■デメリット

【パソコン操作が苦手な方には不向き】

PDFを利用するためには、パソコン操作ができる前提です。

ほとんどパソコンを操作したことのないアナログ人間には、パソコン教室を開くか、

紙のマニュアルを支給しましょう。

 

上記のように、ほぼメリットしかありません。

政府は今、脱ハンコに取り組んでいます。

その流れに乗って、ペーパーレスも加速させましょう。

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